Word排版之道

第1 部分 排版入门

第1 章 Word 排版入门..................................................................................... 1

1.1 Word 的用途 ...................................................................................................2

1.1.1 编写文字类的简单文档......................................................................2

1.1.2 制作表格类文档..................................................................................2

1.1.3 制作图、文、表混排的复杂文档......................................................4

1.1.4 制作各类特色文档..............................................................................4

1.2 Word 未被重视的4 大原因 ...........................................................................5

1.2.1 只使用Word 中的简单功能 ...............................................................5

1.2.2 一直认为Word 的功能很简单 ...........................................................5

1.2.3 很难找到一本适用的Word 排版书籍 ...............................................6

1.2.4 满足于现状..........................................................................................6

1.3 Word 排版中的6 大问题 ...............................................................................6

1.3.1 文档格式太花哨..................................................................................6

1.3.2 使用空格键定位..................................................................................7

1.3.3 手工输入标题编号..............................................................................8

1.3.4 手动设置复杂格式..............................................................................9

1.3.5 引用某个位置上的内容时将其“写死”..........................................10

1.3.6 重复对多个文档进行相同的页面设置............................................10

1.4 正规化排版的5 大优势 ..............................................................................11

1.4.1 简化操作............................................................................................11

1.4.2 节约时间............................................................................................12

1.4.3 批量编辑............................................................................................12

1.4.4 易于排错............................................................................................12

1.4.5 自动更新............................................................................................14

1.5 排版原则浅谈 ..............................................................................................14

1.5.1 紧凑原则............................................................................................14

1.5.2 对齐原则............................................................................................15

1.5.3 重复原则............................................................................................16

1.5.4 对比原则............................................................................................16

1.6 Word 版本兼容性问题 .................................................................................17

1.6.1 关于兼容模式....................................................................................17

1.6.2 不同Word 版本之间的文件格式转换 .............................................18

1.7 排版常用视图 .............................................................................................19

1.7.1 页面视图............................................................................................19

1.7.2 大纲视图............................................................................................20

1.7.3 文档结构图........................................................................................22

1.7.4 切换文档显示比例............................................................................25

1.8 思考与练习 ..................................................................................................26

第2 章 排版流程............................................................................................. 27

2.1 新建文档 ......................................................................................................28

2.1.1 只使用一次的文档............................................................................28

2.1.2 以后需要重复创建的文档................................................................29

2.2 设置页面布局 ..............................................................................................30

2.2.1 页面结构与文档组成部件................................................................30

2.2.2 设置开本大小....................................................................................31

2.2.3 设置版心大小....................................................................................32

2.2.4 设置页眉和页脚的大小....................................................................33

2.2.5 分节、分页、分栏............................................................................34

2.3 在文档中添加内容 ......................................................................................36

2.3.1 添加文本............................................................................................36

2.3.2 添加图片............................................................................................39

2.3.3 添加表格............................................................................................39

2.3.4 添加图形对象....................................................................................40

2.3.5 插入外部对象....................................................................................40

2.4 创建样式 ......................................................................................................42

2.5 格式化文档内容 ..........................................................................................42

2.5.1 设置字体格式....................................................................................42

2.5.2 设置段落格式....................................................................................43

2.5.3 设置图片格式....................................................................................44

2.5.4 设置表格格式....................................................................................45

2.5.5 设置各种编号....................................................................................46

2.6 生成目录和索引 ..........................................................................................46

2.6.1 创建目录............................................................................................47

2.6.2 创建索引............................................................................................47

2.7 完善版面 ......................................................................................................48

2.7.1 添加页眉和页脚................................................................................48

2.7.2 添加页码............................................................................................49

2.7.3 添加封面............................................................................................50

2.7.4 设置页面背景....................................................................................50

2.8 思考与练习 ..................................................................................................52

第2 部分 排版基础要素

第3 章 字体.................................................................................................... 53

3.1 选择与编辑文本 ..........................................................................................54

3.1.1 选择文本............................................................................................54

3.1.2 移动与复制文本................................................................................56

3.1.3 插入与改写模式................................................................................57

3.2 设置基础字体格式 ......................................................................................58

3.2.1 字体....................................................................................................58

3.2.2 字号....................................................................................................59

3.2.3 字体颜色............................................................................................61

3.2.4 使用【字体】对话框........................................................................62

3.3 设置更多字体格式 ......................................................................................63

3.3.1 加粗....................................................................................................63

3.3.2 倾斜....................................................................................................64

3.3.3 下画线................................................................................................64

3.3.4 上标和下标........................................................................................65

3.3.5 切换大小写........................................................................................65

3.3.6 边框和底纹........................................................................................67

3.3.7 设置连字效果....................................................................................68

3.3.8 控制文字与下画线之间的距离........................................................70

3.3.9 设置文档的默认字体格式................................................................71

3.4 思考与练习 ..................................................................................................72

第4 章 段落.................................................................................................... 73

4.1 设置对齐方式 ..............................................................................................74

4.2 设置缩进方式 ..............................................................................................76

4.2.1 在【段落】对话框中设置缩进........................................................76

4.2.2 使用标尺设置缩进............................................................................77

4.3 设置行距和段间距 ......................................................................................78

4.3.1 设置行距............................................................................................78

4.3.2 设置段间距........................................................................................80

4.4 设置边框和底纹 ..........................................................................................80

4.4.1 设置边框............................................................................................81

4.4.2 设置底纹............................................................................................84

4.5 设置项目符号和编号 ..................................................................................85

4.5.1 设置项目符号....................................................................................85

4.5.2 设置自动编号....................................................................................88

4.6 设置制表位 ..................................................................................................89

4.6.1 使用标尺设置制表位........................................................................90

4.6.2 在【制表位】对话框中精确设置制表位........................................90

4.6.3 删除制表位........................................................................................93

4.7 设置文档的默认段落格式 ..........................................................................94

4.8 思考与练习 ..................................................................................................94

第5 章 图片.................................................................................................... 96

5.1 常见图片格式 ..............................................................................................97

5.2 插入图片的几种方法 ..................................................................................97

5.2.1 插入电脑中的图片文件....................................................................98

5.2.2 插入联机图片....................................................................................99

5.3 设置图片的格式 ........................................................................................101

5.3.1 裁剪图片的多余部分......................................................................101

5.3.2 设置图片的尺寸..............................................................................103

5.3.3 调整图片的位置..............................................................................104

5.3.4 去除图片背景..................................................................................105

5.3.5 为图片设置艺术效果......................................................................106

5.3.6 压缩图片..........................................................................................110

5.4 图文混排 .................................................................................................... 111

5.4.1 定位图片与文字之间的位置关系.................................................. 111

5.4.2 将图片锁定到指定的段落上..........................................................112

5.4.3 设置在文档中插入图片时的环绕版式..........................................113

5.5 思考与练习 ................................................................................................114

第6 章 表格.................................................................................................. 115

6.1 创建表格的几种方法 ................................................................................116

6.2 调整表格结构 ............................................................................................118

6.2.1 选择表格元素..................................................................................119

6.2.2 添加或删除表格元素......................................................................121

6.2.3 合并和拆分单元格..........................................................................122

6.2.4 设置表格尺寸..................................................................................123

6.2.5 设置表格的边框和底纹..................................................................124

6.2.6 设置表格样式..................................................................................128

6.3 在文档中排版表格 ....................................................................................129

6.3.1 在文档中定位表格..........................................................................130

6.3.2 在表格中定位文字..........................................................................131

6.3.3 在表格中定位图片..........................................................................132

6.3.4 制作错行表格..................................................................................134

6.3.5 利用表格实现分栏效果..................................................................136

6.3.6 表格与普通文本之间的转换..........................................................137

6.4 思考与练习 ................................................................................................138

第7 章 文本框、艺术字与形状..................................................................... 139

7.1 插入图形对象 ............................................................................................140

7.1.1 插入文本框......................................................................................140

7.1.2 插入艺术字......................................................................................141

7.1.3 插入形状..........................................................................................141

7.1.4 设置图形对象中的文字格式..........................................................143

7.1.5 让图形对象随其内部文字的多少而自动缩放..............................143

7.1.6 改变图形对象中的文字方向..........................................................144

7.2 设置图形对象的外观 ................................................................................145

7.2.1 更改图形对象的外形......................................................................145

7.2.2 设置边框样式..................................................................................146

7.2.3 设置填充效果..................................................................................147

7.3 处理多个图形对象 ....................................................................................148

7.3.1 对齐多个图形对象..........................................................................148

7.3.2 设置多个图形对象之间的层叠关系..............................................150

7.3.3 将多个图形对象组合在一起..........................................................152

7.3.4 使用绘图画布组织多个图形对象..................................................153

7.4 思考与练习 ................................................................................................154

第8 章 使用样式规范化排版......................................................................... 155

8.1 了解样式 ....................................................................................................156

8.1.1 什么是样式......................................................................................156

8.1.2 样式的类型......................................................................................157

8.2 创建文本样式 ............................................................................................157

8.2.1 了解【样式】窗格..........................................................................157

8.2.2 创建文本样式..................................................................................158

8.2.3 为文档内容应用样式......................................................................163

8.2.4 将样式添加到样式库......................................................................163

8.2.5 为样式设置快捷键..........................................................................164

8.2.6 通过样式快速选择多处文本..........................................................166

8.3 创建表格样式 ............................................................................................166

8.4 管理样式 ....................................................................................................172

8.4.1 修改样式..........................................................................................173

8.4.2 重命名内置样式..............................................................................173

8.4.3 在文档间复制样式..........................................................................174

8.4.4 删除文档中的样式..........................................................................177

8.5 思考与练习 ................................................................................................178

第3 部分 排版自动化

第9 章 自动化设置与管理动态内容.............................................................. 179

9.1 设置标题多级编号 ....................................................................................180

9.1.1 创建多级编号..................................................................................180

9.1.2 更改标题的编号级别......................................................................183

9.1.3 创建多级编号样式..........................................................................184

9.2 设置图表编号 ............................................................................................186

9.2.1 为图片添加题注..............................................................................186

9.2.2 为表格添加题注..............................................................................188

9.2.3 添加包含章编号的题注..................................................................188

9.2.4 自动添加题注..................................................................................189

9.3 设置脚注和尾注 ........................................................................................189

9.3.1 添加脚注和尾注..............................................................................190

9.3.2 改变脚注和尾注的位置..................................................................190

9.3.3 设置脚注和尾注的编号方式..........................................................191

9.3.4 设置脚注和尾注的格式..................................................................192

9.3.5 在脚注与尾注之间转换..................................................................192

9.3.6 删除脚注和尾注..............................................................................193

9.4 设置页码 ....................................................................................................193

9.4.1 添加页码..........................................................................................193

9.4.2 设置页码格式..................................................................................194

9.4.3 让同一文档拥有多重页码格式......................................................194

9.5 设置页眉和页脚 ........................................................................................195

9.5.1 创建首页不同的页眉和页脚..........................................................195

9.5.2 创建奇偶页不同的页眉和页脚......................................................195

9.5.3 创建前n 页不要页眉和页脚，从第n+1 页开始有页眉和页脚

的文档..............................................................................................196

9.5.4 创建每一页都不同的页眉和页脚..................................................197

9.6 自动引用与动态更新 ................................................................................197

9.6.1 交叉引用..........................................................................................198

9.6.2 书签..................................................................................................199

9.7 思考与练习 ................................................................................................200

第10 章 查找和替换..................................................................................... 201

10.1 查找和替换实质性内容 ..........................................................................202

10.1.1 突出显示查找到的所有匹配内容................................................202

10.1.2 修改文字内容................................................................................204

10.1.3 批量更改英文大小写....................................................................204

10.1.4 局部范围内的替换........................................................................205

10.2 查找和替换格式 ......................................................................................206

10.2.1 替换字体格式................................................................................206

10.2.2 替换段落格式................................................................................209

10.2.3 替换样式........................................................................................211

10.3 使用通配符进行查找和替换 ..................................................................211

10.3.1 了解查找和替换中的通配符........................................................211

10.3.2 批量删除空白段落........................................................................213

10.3.3 批量删除重复段落........................................................................214

10.3.4 批量删除多余的半角空格............................................................214

10.3.5 批量删除特定类型的字符............................................................215

10.3.6 一次性将英文直引号替换为中文引号........................................216

10.3.7 批量在单元格中添加指定的符号................................................217

10.3.8 一次性对齐所有选择题的选项....................................................218

10.3.9 批量设置标题的大纲级别............................................................219

10.4 思考与练习 ..............................................................................................220

第11 章 域与邮件合并.................................................................................. 221

11.1 域的基础知识与基本操作 .......................................................................222

11.1.1 了解域 ............................................................................................222

11.1.2 在文档中插入域 ............................................................................223

11.1.3 修改域的内容 ................................................................................226

11.1.4 更新域 ............................................................................................226

11.1.5 禁止更新某些域 ............................................................................227

11.1.6 设置域底纹的显示方式 ................................................................227

11.1.7 查找文档中的域 ............................................................................228

11.1.8 创建嵌套域 ....................................................................................229

11.1.9 删除域 ............................................................................................229

11.2 域在排版中的实际应用 ...........................................................................230

11.2.1 让双栏页面中的每一栏都有各自的页码 ....................................230

11.2.2 前n 页不要页码，从第n+1 页开始插入页码 ...........................231

11.2.3 在页眉中自动提取章节标题 ........................................................231

11.3 邮件合并 ...................................................................................................232

11.3.1 邮件合并的整体流程 ....................................................................233

11.3.2 批量创建录用通知书 ....................................................................234

11.3.3 批量创建工资条 ............................................................................238

11.3.4 批量创建带照片的工作卡 ............................................................241

11.4 思考与练习 ...............................................................................................244

第12 章 使用VBA 高效排版......................................................................... 245

12.1 VBA 基础 .................................................................................................246

12.1.1 录制与运行宏................................................................................246

12.1.2 保存VBA 代码 .............................................................................248

12.1.3 代码编写与调试环境....................................................................248

12.1.4 VBA 代码编写规则 ......................................................................251

12.1.5 使用变量和常量............................................................................254

12.1.6 Sub 过程 ........................................................................................257

12.1.7 Function 过程 ................................................................................259

12.1.8 判断结构——按条件执行不同的代码 ........................................260

12.1.9 循环结构——让代码重复执行 ....................................................264

12.1.10 使用数组......................................................................................268

12.1.11 为程序提供防错机制 ..................................................................272

12.2 理解Word 对象模型 ................................................................................274

12.2.1 对象、集合与类............................................................................275

12.2.2 Word 对象模型与层次关系 ..........................................................276

12.2.3 对象的属性....................................................................................277

12.2.4 对象的方法....................................................................................278

12.2.5 对象编程技巧................................................................................280

12.3 使用VBA 操作文本 ................................................................................282

12.3.1 将自动编号转换为静态编号........................................................283

12.3.2 删除文档内的所有空行................................................................283

12.3.3 将指定内容提取到新文档中........................................................284

12.3.4 设置指定的多个段落的格式........................................................284

12.3.5 将所有文本框中的文字字体设置为黑体....................................285

12.4 使用VBA 操作图片 ................................................................................285

12.4.1 统一设置所有图片的大小............................................................286

12.4.2 统一为图片添加边框....................................................................286

12.4.3 删除文档中的所有图片................................................................287

12.5 使用VBA 操作表格 ................................................................................288

12.5.1 将所有表格在页面中居中对齐....................................................288

12.5.2 将表格内的所有内容在单元格中居中对齐................................288

12.5.3 将所有表格的外边框线加粗........................................................289

12.5.4 为所有表格的标题行设置灰色底纹............................................289

12.5.5 删除插入点所在的表格中的空行................................................290

12.5.6 删除文档中的所有表格................................................................291

12.6 思考与练习 ..............................................................................................291

第13 章 创建目录......................................................................................... 292

13.1 创建目录的3 种方法 ..............................................................................293

13.1.1 手动输入目录内容........................................................................293

13.1.2 使用Word 预置样式自动创建目录 .............................................294

13.1.3 自定义创建目录............................................................................295

13.2 管理目录 ..................................................................................................297

13.2.1 让目录与实际内容同步................................................................297

13.2.2 将目录转换为普通文本................................................................298

13.2.3 删除目录........................................................................................299

13.3 创建灵活多变的目录 ..............................................................................299

13.3.1 在文档中创建两个目录................................................................299

13.3.2 为指定范围中的内容创建目录....................................................300

13.3.3 自由选择要加入到目录中的内容................................................301

13.3.4 创建多个文档的目录....................................................................303

13.4 创建图表目录 ..........................................................................................305

13.4.1 创建所有图表的目录....................................................................305

13.4.2 为指定范围内的图片或表格创建图表目录................................306

13.4.3 设置图表目录的格式....................................................................307

13.4.4 更新图表目录................................................................................307

13.5 思考与练习 ..............................................................................................308

第4 部分 长文档与多文档排版

第14 章 创建索引......................................................................................... 309

14.1 何谓索引 ..................................................................................................310

14.2 手动创建索引 ..........................................................................................310

14.2.1 手动标记索引项............................................................................310

14.2.2 索引生成........................................................................................312

14.2.3 设置索引的外观............................................................................313

14.2.4 创建多级索引................................................................................314

14.2.5 更新索引........................................................................................315

14.2.6 删除索引项....................................................................................315

14.3 创建特殊的索引 ......................................................................................316

14.3.1 创建表示页面范围的索引............................................................316

14.3.2 创建交叉引用的索引....................................................................318

14.3.3 在同一个文档中创建多份索引....................................................318

14.4 自动创建索引 ..........................................................................................319

14.4.1 创建自动标记索引文件................................................................319

14.4.2 使用自动标记索引文件创建索引................................................320

14.5 思考与练习 ..............................................................................................321

第15 章 使用模板规范化多个文档................................................................ 322

15.1 关于模板的几个问题 ..............................................................................323

15.1.1 为什么创建模板............................................................................323

15.1.2 文档正在使用哪个模板................................................................323

15.1.3 模板保存在哪里............................................................................325

15.1.4 什么是Normal 模板 .....................................................................326

15.1.5 什么是全局模板............................................................................327

15.2 创建与使用模板 ......................................................................................328

15.2.1 创建文档模板................................................................................329

15.2.2 使用模板批量创建文档................................................................330

15.2.3 将样式的修改结果保存到模板中................................................331

15.2.4 让文档中的样式随模板而更新....................................................332

15.3 管理模板 ..................................................................................................334

15.3.1 将模板分类存放............................................................................334

15.3.2 共享模板中的样式........................................................................335

15.3.3 删除模板中的样式........................................................................336

15.4 思考与练习 ..............................................................................................336

第16 章 使用主控文档组织多个文档............................................................ 337

16.1 创建主控文档 ..........................................................................................338

16.1.1 了解主控文档的工作方式............................................................338

16.1.2 进入主控文档操作界面................................................................338

16.1.3 将分散的文档合并到主控文档中................................................339

16.1.4 将一个大型文档拆分为多个子文档............................................341

16.2 在主控文档中操作子文档 ......................................................................343

16.2.1 在主控文档中编辑子文档............................................................343

16.2.2 在独立的窗口中编辑子文档........................................................344

16.2.3 改变子文档在主控文档中的位置................................................345

16.2.4 改变子文档的名称........................................................................347

16.2.5 锁定和解锁子文档........................................................................348

16.2.6 切断主控文档与子文档之间的链接关系....................................348

16.2.7 删除不再需要的子文档................................................................348

16.2.8 建立子文档之间的关系................................................................349

16.3 在主控文档中添加页码、目录和索引 ..................................................351

16.4 思考与练习 ..............................................................................................351

......(更多)